Ροές εργασιών

Ροές εργασιών και διαδικασιών του Τμήματος Εισαγωγής

Παραλαβή εντύπου ή άλλης μορφής υλικού

Η κατάθεση του υλικού που αφορά σε:

• Μονογραφίες → 4 αντίτυπα
• Περιοδικά → 2 αντίτυπα

Η κατάθεση γίνεται από τους εκδότες στο χώρο του Τμήματος, με διαφορετικούς τρόπους αποστολής και σε συσκευασίες που μπορεί να ποικίλλουν.

Υπογραφή δελτίου αποστολής του εισερχόμενου υλικού

• Η υπογραφή του δελτίου αποστολής γίνεται με έλεγχο των τεκμηρίων.
• Όταν πρόκειται για πολλά χαρτοκιβώτια, υπογράφεται με την ένδειξη χωρίς έλεγχο.
• Αν εκ των υστέρων διαπιστωθεί έλλειψη τεκμηρίων, το Τμήμα επικοινωνεί με τον εκδότη για άμεση αποστολή.

Άνοιγμα χαρτοκιβωτίων ή φακέλων – Διαχωρισμός αντιτύπων

• Την επομένη της κατάθεσης, τα χαρτοκιβώτια/δέματα/φάκελοι ανοίγονται.
• Τα βιβλία διαμοιράζονται στο προσωπικό.
• Εκδίδονται αποδείξεις παραλαβής προς τους εκδότες.

Έλεγχος κατατεθειμένου υλικού

• Έλεγχος φυσικής κατάστασης και πληρότητας αντιτύπων.
• Αναζήτηση στο σύστημα GR-CENTER για ταυτοποίηση.
• Αν δεν εντοπιστούν → έλεγχος στον κατάλογο της ΕΒΕ.
• Σε περίπτωση πολλαπλών αντιτύπων → ενημέρωση εκδοτών για επιστροφή ή κατηγοριοποίηση ως πλεονάζοντα.

Χορήγηση απόδειξης με e-mail

• Το σύστημα εκδίδει και αποστέλλει αποδείξεις παραλαβής με e-mail στους εκδότες.
• Δημιουργούνται αυτόματα τα αντίτυπα κάτω από κάθε εγγραφή.

Διαχωρισμός τεκμηρίων βάσει έτους έκδοσης και αντιτύπων

• Διαχωρισμός βάσει:
  • Έτους έκδοσης
  • Αριθμού αντιτύπων

Προτεραιότητες:

1. Τα 4 αντίτυπα του τρέχοντος έτους.
2. Αντίτυπα προηγούμενων ετών.
3. Αντίτυπα σε αναμονή (3,2,1) έως τη συμπλήρωση.

• Αν δεν συμπληρωθούν μέχρι τέλος έτους → εισάγονται στο σύστημα ως έχουν και καταγράφονται στους οφειλόμενους τίτλους.
• Εισαγωγή στο σύστημα και για:
  • Αντίτυπα που συμπληρώνουν υπάρχουσες εγγραφές
  • Δωρεές (εκτός αν κριθεί διαφορετικά)

Δωρεές τεκμηρίων και αγορές

• Οι περισσότερες δωρεές εγκρίνονται από την Επιτροπή Δωρεών.
• Κάποιες αποστέλλονται απευθείας στο Τμήμα.
• Επεξεργασία δωρεών → ίδια με τα υπόλοιπα τεκμήρια.
• Επίσης το Τμήμα παραλαμβάνει τεκμήρια από αγορές (για Γενική Συλλογή: Ερευνητική και Δανειστική).

Περιγραφική επεξεργασία (προκαταλογογράφηση)

• Οδηγίες συμπλήρωσης πεδίων
• Πρότυπα καταλογογράφησης
• Σύνδεση με MARC21

Τεχνική επεξεργασία τεκμηρίων και διάθεση

• Διαδικασία φυσικής/τεχνικής επεξεργασίας
• Σήμανση, ταξινόμηση, αποθήκευση
• Διάθεση στο κοινό

Διαχείριση οφειλόμενων τίτλων από τους εκδότες προς την ΕΒΕ

• Έλεγχος παραλαβής
• Επικοινωνία με εκδότες
• Τήρηση αρχείων

Σύνταξη καταλόγων

• Δημιουργία και μορφοποίηση καταλόγων
• Ενημέρωση ηλεκτρονικού καταλόγου

Χορήγηση αντιγράφων κατάθεσης πνευματικής ιδιοκτησίας

• Νομικό πλαίσιο
• Διαδικασία χορήγησης
• Σχετικά έντυπα

Υπηρεσία Περιοδικών

• Διαδικασίες παραλαβής και καταγραφής
• Ενημέρωση συνδρομών
• Διάθεση περιοδικών

Υπηρεσία Ανταλλαγών και Δωρεών Τεκμηρίων

• Διαχείριση δωρεών
• Ανταλλαγές με άλλες βιβλιοθήκες
• Τεκμηρίωση και αρχειοθέτηση