Διαδικασίες

Περιγραφική Καταλογογράφηση

Η περιγραφική καταλογογράφηση των τεκμηρίων του καταλόγου της ΕΒΕ βασίζεται σε ρεαλιστικές προσεγγίσεις που εξυπηρετούν τον σκοπό της, αλλά και τη μέγιστη αξιοποίηση των τεκμηρίων της ΕΒΕ. Περιλαμβάνει τρία (3) επίπεδα περιγραφής και η επιλογή του κατάλληλου επιπέδου καθορίζεται από παράγοντες, όπως:

1. Το υπόστρωμα του υλικού (έντυπο, ηλεκτρονικό μέσο κ.λπ.)
2. Η κατηγορία υλικού (βιβλίο, περιοδική έκδοση κ.λπ.)
3. Η μοναδικότητά του (π.χ. σπάνιο υλικό)
4. Η προέλευση (Κατά Νόμο Κατάθεση (ΚΝΚ), Δωρεά, κ.λπ.)

Αναλυτικότερα:

Στο 1ο επίπεδο περιγράφονται μόνο τα απολύτως απαραίτητα στοιχεία για την ταυτοποίηση του τεκμηρίου.

Στο 2ο επίπεδο η περιγραφή είναι πιο αναλυτική περιλαμβάνοντας επιπλέον πληροφορίες περιγραφής του τεκμηρίου.

Στο 3ο επίπεδο περιγράφονται εξαντλητικά όλες οι λεπτομέρειες που μπορεί να αφορούν ένα τεκμήριο βάσει του προτύπου περιγραφής, αλλά και του τύπου του υλικού.

Κατά κανόνα η βιβλιογραφική περιγραφή γίνεται σε επίπεδο Εκδήλωσης (Manifestation) και δημιουργείται μία βιβλιογραφική εγγραφή για το μονογραφικό υλικό. Επιπλέον, ανάλογα με το είδος του υλικού μπορεί να δημιουργηθεί μια βιβλιογραφική εγγραφή σε επίπεδο συλλογής (π.χ. κουτιά που περιέχουν DVD-ROM).

Για τα τεκμήρια που δεν έχουν περιγραφεί από την ΕΒΕ, αλλά έχουν ήδη καταλογογραφηθεί από τρίτους φορείς, γίνεται ενσωμάτωση των μεταδεδομένων στον κατάλογο, εφόσον αυτό είναι εφικτό.

Η βιβλιογραφική επεξεργασία στην ΕΒΕ πραγματοποιείται από τον Αύγουστο του 2022 σύμφωνα με τους κανόνες του μοντέλου Library Reference Model (LRM) της IFLA και συγκεκριμένα με τους κανόνες Resource Description and Access (RDA). Η διάταξη δεδομένων είναι η MARC21 Bibliographic για τις περιγραφές των εκδηλώσεων (manifestation - βιβλιογραφικές εγγραφές) και η MARC21 Holdings για τα αντίτυπα.

Στις βιβλιογραφικές εγγραφές προστίθενται προσδιοριστές της ΕΒΕ και τρίτων οργανισμών για την μοναδική ταυτοποίηση σε μία εγγραφή όλων των εμπλεκομένων οντοτήτων (π.χ. άτομα, οργανισμοί, κ.λπ.) και των χρησιμοποιούμενων τιμών (π.χ. θέμα, κατηγορία, κ.λπ.). Η εφαρμογή αυτών των κανόνων θεωρείται ως προετοιμασία των βιβλιογραφικών δεδομένων της ΕΒΕ για μετάβαση σε νέα προηγμένα πρότυπα και τεχνολογίες, όπως τα συνδεδεμένα δεδομένα και η αναπαράσταση των βιβλιογραφικών δεδομένων της ΕΒΕ σε μορφή RDA/RDF.

Διορθώσεις σε υπάρχουσες βιβλιογραφικές εγγραφές θα πραγματοποιούνται μόνο σε περίπτωση παραλαβής υλικού που σχετίζεται με αυτές και κατά περίπτωση στο ελάχιστο επίπεδο περιγραφής που εξυπηρετεί την ορθή λειτουργία των συστημάτων, αλλά και την ανακάλυψη των τεκμηρίων της ΕΒΕ.

Επιστροφή στην αρχή της σελίδας ↑

Καθιέρωση Όρων

Η διαδικασία καθιέρωσης όρων έχει ως στόχο τη δημιουργία ενός εθνικού αρχείου καθιερωμένων όρων που θα αποτυπώνει με δομημένο τρόπο, κυρίως, στο σύνολο της ελληνικής εκδοτικής παραγωγής και ακολούθως, την ξένη, εφόσον αφορά τεκμήρια του ελληνικού πολιτισμού ή αντιπροσωπευτικά έργα της ανθρώπινης διανόησης. Η καθιέρωση όρων ακολουθεί τα διεθνή πρότυπα και πολιτικές, εξυπηρετώντας παράλληλα τον σκοπό της ΕΒΕ.

Καθιέρωση Ονομάτων

Η διαδικασία καθιέρωσης ονομάτων περιλαμβάνει την καθιέρωση των ονομάτων φυσικών προσώπων, των γεωγραφικών και οικογενειακών ονομάτων, των ονομάτων συλλογικών οργάνων και των συνεδρίων.

Σκοπός της καθιέρωσης ονομάτων είναι η ταυτοποίηση της περιγραφόμενης οντότητας (πρόσωπο, συλλογικό όργανο κ.λπ.) με τρόπο που να μη δημιουργείται αμφιβολία όσον αφορά τα έργα, τις εκφράσεις, τις εκδηλώσεις και τα αντίτυπα στα οποία έχει συμβάλει με κάποιον τρόπο, για παράδειγμα στη συγγραφή, τη μετάφραση, την εικονογράφηση, κ.λπ. και η εμφάνιση έργων του ίδιου συγγραφέα.

Προτεραιότητα δίνεται στα ελληνικά ονόματα και, κατά περίπτωση, στην απόδοση των ξένων ονομάτων στην ελληνική γλώσσα, όπου αυτό είναι εφικτό. Ξένα ονόματα ενσωματώνονται από καταλόγους τρίτων φορέων και εμπλουτίζονται, εφόσον αυτό κρίνεται απαραίτητο. Σε κάθε περίπτωση θα διασφαλίζεται ότι το καθιερωμένο όνομα για την περιγραφόμενη οντότητα είναι μοναδικό, δεν ταυτίζεται με το όνομα άλλης οντότητας και δεν δημιουργούνται περισσότερες από μία εγγραφές για την ίδια οντότητα. Εξαίρεση αποτελούν τα ψευδώνυμα για τα οποία ακολουθούνται ειδικές οδηγίες.

Στις εγγραφές καθιερωμένων ονομάτων αποδίδεται η κύρια αναγραφή του ονόματος οι παραλλαγές, η πηγή προέλευσης του ονόματος και σχετικές πληροφορίες. Επίσης, για κάθε κύρια αναγραφή γίνεται διασύνδεση με εξωτερικά λεξιλόγια όπως το Virtual International Authority File (VIAF), το International Standard Name Identifier (ISNI) κ.λπ. Αν και συνηθίζεται η χρήση τρίτων πηγών στην καθιέρωση ονομάτων, δε θα πρέπει να γίνεται εξαντλητική έρευνα για την συγκέντρωση όλων των εκδοχών ενός ονόματος. Στην πλειοψηφία των περιπτώσεων οι μοναδικές πηγές πληροφόρησης μπορεί να είναι το τεκμήριο της ΕΒΕ και αρχεία καθιερωμένων όρων τρίτων βιβλιοθηκών.

Οι κανόνες που ακολουθούνται για την καθιέρωση των ονομάτων είναι οι RDA σε διάταξη δεδομένων MARC21 Authority.

Καθιέρωση Θεματικών Όρων

Η διαδικασία καθιέρωσης θεματικών όρων περιλαμβάνει τη θεματική απόδοση της γνώσης μέσω ενός ελεγχόμενου λεξιλογίου, ώστε να διευκολύνει την πρόσβαση σε τεκμήρια με σχετικό περιεχόμενο.

Οι καθιερώσεις θεμάτων γίνονται στην ελληνική γλώσσα, ενώ οι ξενόγλωσσοι όροι που ενσωματώνονται από καταλόγους τρίτων φορέων αποδίδονται στα ελληνικά.

Οι καθιερωμένες εγγραφές θεματικών όρων περιλαμβάνουν τον κύριο όρο και τις υποδιαιρέσεις, εφόσον υπάρχουν, σχετικά θέματα, την πηγή προέλευσης και πληροφορίες για τον τρόπο χρήσης του όρου. Για να γίνει χρήση ενός όρου ως υποδιαίρεση απαιτείται να έχει καθιερωθεί πρώτα ως κύριος όρος.

Οι κανόνες που ακολουθούνται για την καθιέρωση των θεματικών όρων λαμβάνουν υπόψη το πρότυπο Functional Requirements for Subject Authority Data (FRSAD), το LRM και τους κανόνες RDA, ενώ αξιοποιούν το εργαλείο Subject Headings Manual της Βιβλιοθήκης του Κογκρέσου. Η επιλεγμένη διάταξη δεδομένων είναι το MARC21 Authority.

Επιστροφή στην αρχή της σελίδας ↑

Ταξινόμηση-Ταξιθέτηση

Η διαδικασία της ταξινόμησης περιλαμβάνει την απόδοση ενός αριθμού για την οργάνωση των τεκμηρίων της ΕΒΕ με βάσει κοινά χαρακτηριστικά ή ομοιότητες π.χ. θεματική κατηγορία.

Η ταξινόμηση για τα έντυπα τεκμήρια πραγματοποιείται βάσει του Δεκαδικού Συστήματος Ταξινόμησης Dewey (Dewey Decimal Classification - DDC). Για τα ξενόγλωσσα τεκμήρια που ενσωματώνονται από καταλόγους τρίτων φορέων διατηρείται στη βιβλιογραφική εγγραφή η ταξινόμηση της Βιβλιοθήκης του Κογκρέσου, όπου υπάρχει.

Το επίπεδο ανάλυσης της ταξινόμησης εξαρτάται από τη συλλογή στην οποία ανήκει το τεκμήριο της Βιβλιοθήκης.

Έως το 2000, η ΕΒΕ ακολουθούσε το ταξινομικό σύστημα της Χάλλης.

Για την ταξιθέτηση των συλλογών, από το 2000 και εξής, γίνεται σειριακή ταξιθέτηση με τον αύξοντα αριθμό κάθε έτους πρόσκτησης. Πριν από το 2000 η ταξιθέτηση γινόταν σύμφωνα με το ταξινομικό σύστημα της Χάλλης.

Επιστροφή στην αρχή της σελίδας ↑

Συλλογές και δωρεές

Επιστροφή στην αρχή της σελίδας ↑

Πρότυπα

Τα πρότυπα που χρησιμοποιεί η ΕΒΕ για την περιγραφή των συλλογών της είναι:

Διαδικασία	Πρότυπα
Περιγραφική καταλογογράφηση	International Cataloguing Principles (ICP) IFLA Library Reference Model (LRM) Resource Description & Access (RDA) International Standard Bibliographic Description (ISBD)
Καθιέρωση ονομάτων	IFLA Library Reference Model (LRM) Resource Description & Access (RDA) Name Authority Co-operative (LC/NACO)
Ταξινόμηση	Dewey Decimal Classification (DDC) Library of Congress Classification (LCC)
Θεματικοί όροι	IFLA Library Reference Model (LRM) Resource Description & Access (RDA) Library of Congress Subject Headings (LCSH) Functional Requirements for Subject Authority Data (FRSAD)
Κωδικοποίηση	MARC21 format for bibliographic data MARC21 format for holdings data MARC21 format for authority data

Επιστροφή στην αρχή της σελίδας ↑

Τεχνολογίες

Η ΕΒΕ χρησιμοποιεί από το 2014 το ολοκληρωμένο βιβλιοθηκονομικό σύστημα (Integrated Library System, ILS) Koha για την βιβλιογραφική επεξεργασία των συλλογών του καταλόγου.

Για την ενοποιημένη εμφάνιση των δεδομένων, αξιοποιείται το σύστημα VuFind.

Για την επεξεργασία και την εμφάνιση των καθιερωμένων όρων ως συνδεδεμένα δεδομένα αξιοποιείται το Wikibase.

Επιστροφή στην αρχή της σελίδας ↑

---