Κανόνες
Κανόνες βιβλιογραφικής επεξεργασίας και καθιέρωσης όρων
Οι κανόνες και το επίπεδο της καταλογογράφησης που ακολουθεί η ΕΒΕ εξαρτώνται από:
- Τον τύπο του τεκμηρίου και
- Το εάν περιλαμβάνεται στην Ελληνική Εθνική Βιβλιογραφία (ΕΕΒ).
Ως βασική παραδοχή:
- Οι μονογραφίες και οι περιοδικές εκδόσεις που εντάσσονται στην ΕΕΒ καταλογογραφούνται στο 2ο επίπεδο
- Τα τεκμήρια της συλλογής των σπάνιων και πολύτιμων καθώς και τα χειρόγραφα καταλογογραφούνται στο 3ο επίπεδο
- Πρωτότυπη καταλογογράφηση γίνεται μόνο για την 1η έκδοση κάθε δημοσιεύματος
- Στην Ελληνική Εθνική Βιβλιογραφία (ΕΕΒ) εντάσσονται οι μονογραφίες και το πρώτο τεύχος των περιοδικών εκδόσεων που έχουν εκδοθεί στη χώρα. Πέραν της 1ης έκδοσης, εντάσσονται στην ΕΕΒ αναθεωρημένες ή/και επαυξημένες εκδόσεις (για περισσότερες πληροφορίες βλ. Πολιτική Εθνικής Βιβλιογραφίας)
- Τα τεκμήρια που προέρχονται από εγγραφές άλλων βιβλιοθηκών εισάγονται στον κατάλογο της ΕΒΕ ως έχουν, στο αντίστοιχο επίπεδο καταλογογράφησης (βλ. Αξιοποίηση εγγραφών από καταλόγους άλλων βιβλιοθηκών)
- Το συνοδευτικό υλικό δεν καταλογογραφείται μεμονωμένα
Ο πίνακας που ακολουθεί παρουσιάζει το επίπεδο καταλογογράφησης ανά τύπο τεκμηρίου.
| Τύπος τεκμηρίου | Επίπεδο 1 | Επίπεδο 2 | Επίπεδο 3 |
|---|---|---|---|
| Αφίσες | Χ | ||
| Βιβλία εκμάθησης ξένων γλωσσών | Χ | ||
| Βιβλιοπαιχνίδια | Χ | ||
| Επιτραπέζια παιχνίδια | Χ | ||
| Ημερολόγια | Χ | ||
| Μικροφίλμ-Μικροφίς | Χ | ||
| Μονογραφία (ΕΕΒ) | Χ | ||
| Μονογραφία, Ελληνική | Χ | ||
| Μονογραφία, Ξενόγλωσση (copy cataloging) | Χ | Χ | Χ |
| Περιοδικές εκδόσεις (ΕΕΒ) | Χ | ||
| Περιοδικές εκδόσεις, Ελληνικές | Χ | ||
| Περιοδικές εκδόσεις, Ξενόγλωσσες (copy cataloging) | Χ | Χ | Χ |
| Σπάνια και πολύτιμα | Χ | ||
| Χάρτες | Χ | ||
| Χειρόγραφα | Χ | ||
| CD/DVD-ROM | Χ | ||
| Άλλο υλικό | Χ |
Βιβλιογραφικές εγγραφές
Από τον Αύγουστο του 2022, η ΕΒΕ ακολουθεί τους εξής κανόνες σε ό,τι αφορά την βιβλιογραφική επεξεργασία των εγγραφών, συμπληρωματικά με τους κανόνες καταλογογράφησης, όπως έχουν αναφερθεί στη σχετική ενότητα.
1. Κωδικοποιημένα πεδία
Η ΕΒΕ συμπληρώνει τιμές στα κωδικοποιημένα πεδία, εφόσον συντρέχουν δύο συνθήκες: α) να ευρετηριάζονται από το σύστημα ILS που χρησιμοποιεί και β) να θεωρούνται αναγκαία συνθήκη για την εξυπηρέτηση των στόχων της βιβλιογραφικής επεξεργασίας και ειδικά αυτού της ανακάλυψης των τεκμηρίων.
2. Αξιοποίηση εγγραφών από καταλόγους άλλων βιβλιοθηκών
Εφόσον η ΕΒΕ κρίνει ότι μπορεί να αξιοποιηθούν έτοιμες εγγραφές από άλλες βιβλιοθήκες, αυτές ενσωματώνονται στον κατάλογο χωρίς αλλαγές. Εξαιρούνται οι περιπτώσεις εκείνες που α) εντοπίζονται λάθη, π.χ. στην πληκτρολόγηση, β) το τεκμήριο θα ενσωματωθεί στην ΕΕΒ και γ) πρόκειται για σπάνια τεκμήρια ή χειρόγραφα. Ειδικά σε ό,τι αφορά την ΕΕΒ, ισχύουν τα εξής:
- Για τίτλους που εντάσσονται στην ΕΕΒ διατηρούνται οι πληροφορίες που αντιστοιχούν στο δεύτερο επίπεδο καταλογογράφησης και γίνεται σύνδεση με το αρχείο καθιερωμένων όρων της ΕΒΕ
- Για ξενόγλωσσους τίτλους εκτός ΕΕΒ που δεν αφορούν τον ελληνικό πολιτισμό διατηρούνται οι πληροφορίες που αντιστοιχούν στο πρώτο επίπεδο καταλογογράφησης και δεν υπόκεινται σε επεξεργασία
- Για ξενόγλωσσους τίτλους εκτός ΕΕΒ που αφορούν τον ελληνικό πολιτισμό ή/και έχουν γραφτεί από Έλληνες ή/και στην ελληνική γλώσσα διατηρούνται οι πληροφορίες που αντιστοιχούν στο δεύτερο επίπεδο καταλογογράφησης, εφόσον αυτές είναι διαθέσιμες, και γίνεται σύνδεση με το αρχείο καθιερωμένων όρων της ΕΒΕ
3. Θεματική περιγραφή
Η ΕΒΕ αποδίδει θεματικούς όρους σε κάθε βιβλιογραφική εγγραφή με σκοπό τη βέλτιστη αναζήτηση και ανακάλυψη τεκμηρίων από χρήστες. Ως εκ τούτου, όπου αυτό είναι εφικτό, αποδίδονται έως τρεις θεματικοί όροι σε κάθε βιβλιογραφική εγγραφή. Επισημαίνεται ότι:
- Στα λογοτεχνικά βιβλία της Γενικής Συλλογής δεν αποδίδονται συνήθως θεματικοί όροι αλλά συμπληρώνεται μόνο το είδος του λογοτεχνικού κειμένου
- Στα λογοτεχνικά βιβλία της Δανειστικής συλλογής αποδίδονται θεματικοί όροι σε συνδυασμό με το είδος του λογοτεχνικού κειμένου
- Στα τεκμήρια που εντάσσονται στο 1ο επίπεδο καταλογογράφησης δεν αποδίδονται θεματικοί όροι
- Στα τεκμήρια που ενσωματώνονται από άλλες βιβλιοθήκες και δεν εντάσσονται στην ΕΕΒ, δε γίνεται επεξεργασία των θεματικών όρων ούτε συνδέονται με το αρχείο καθιερωμένων όρων της ΕΒΕ
- Στις διδακτορικές διατριβές χρησιμοποιούνται λέξεις-κλειδιά ως μη ελεγχόμενοι όροι
Εγγραφές καθιερωμένων όρων
Ο έλεγχος και η καθιέρωση όρων στην ΕΒΕ θα πραγματοποιείται με στόχο την αποσαφήνιση της περιγραφόμενης οντότητας και τον μοναδικό προσδιορισμό της. Προτεραιότητα δίνεται σε οντότητες ελληνικού ενδιαφέροντος.
1. Κανόνες καθιέρωσης όρων
Οι κανόνες που ακολουθεί η ΕΒΕ για τον έλεγχο και την επεξεργασία καθιερωμένων μορφών ονομάτων είναι οι εξής:
- Δεν καθιερώνονται ονόματα σειρών
- Δεν δημιουργούνται επικεφαλίδες με υποδιαίρεση form subdivision. Το είδος προσδιορίζεται στο πεδίο 655 των βιβλιογραφικών εγγραφών
- Στις επικεφαλίδες ακολουθούνται οι κανόνες της ΕΒΕ για τη δημιουργία ελεγχόμενων μορφών ονομάτων (String encoding scheme - SES)
- Ελληνικά ονόματα τεκμηριώνονται σύμφωνα με την επικρατούσα μορφή του ονόματος (όπως αναφέρεται στα περισσότερα έργα). Εφόσον είναι γνωστές ημερομηνίες γέννησης - θανάτου συμπληρώνονται κι αυτές. Σε περίπτωση συνωνυμίας καταγράφεται επιπλέον πληροφορία για την διάκριση των οντοτήτων π.χ., ιδιότητα
- Ξενόγλωσσα ονόματα τεκμηριώνονται σύμφωνα με την επικρατούσα μορφή του ονόματος στην λατινική γραφή. Εφόσον είναι γνωστές ημερομηνίες γέννησης - θανάτου συμπληρώνονται κι αυτές. Σε περίπτωση συνωνυμίας καταγράφεται επιπλέον πληροφορία για την διάκριση των οντοτήτων π.χ., ιδιότητα
2. Διορθώσεις
Η ΕΒΕ θα προχωρά σε διορθώσεις εγγραφών καθιερωμένων όρων, εφόσον εντοπιστεί λανθασμένη καταχώρηση στοιχείων, π.χ. ημερομηνία γέννησης. Επίσης, ενδέχεται να γίνονται διορθώσεις σε εγγραφές, εφόσον οι όροι σχετίζονται με νέες προσκτήσεις υλικού. Αναδρομικά εμπλουτίζονται κυρίως εγγραφές ελληνικών ονομάτων με πληροφορίες που αφορούν τα στοιχεία ταύτισης, δηλαδή όνομα, επώνυμο και χρονολογίες.
Ταξινόμηση
Κατά την ταξινόμηση των τεκμηρίων και για την επιλογή του αριθμού DDC:
- Ο ταξινομικός αριθμός συνήθως δεν περιλαμβάνει παραπάνω από τρία δεκαδικά ψηφία. Ο αριθμός αυτός μπορεί να εξειδικευτεί ή να επεκταθεί από το Δανειστικό Τμήμα της ΕΒΕ ανάλογα με τις ανάγκες ταξινόμησης της δανειστικής συλλογής.
- Στις εγγραφές που προέρχονται από καταλόγους άλλων βιβλιοθηκών και περιλαμβάνουν ταξινόμηση DDC δεν γίνεται προσπάθεια απλοποίησης του ταξινομικού σε γενικότερη κατηγορία
- Στις εγγραφές που προέρχονται από καταλόγους άλλων βιβλιοθηκών και περιλαμβάνουν άλλη ταξινόμηση, π.χ. LCC, αυτή δεν διαγράφεται, αλλά προστίθεται και ο ταξινομικός αριθμός DDC της ΕΒΕ
Μοναδικοί προσδιοριστές
Για την ουσιαστική και αποτελεσματική επαναχρησιμοποίηση των εγγραφών, καθώς και για την επίτευξη της διαλειτουργικότητας, η ΕΒΕ από τον Αύγουστο του 2022 προχώρησε σε αλλαγή της διαδικασίας απόδοσης μοναδικών προσδιοριστών.
Η απόδοση μοναδικών προσδιοριστών (persistent identifiers) στην ΕΒΕ υλοποιείται για:
- Βιβλιογραφικές εγγραφές
- Οντότητες στις εγγραφές καθιερωμένων όρων
- Αντίτυπα
Προηγουμένως, οι μοναδικοί προσδιοριστές αποδίδονταν από το βιβλιοθηκονομικό σύστημα της ΕΒΕ ως εξής: ο μοναδικός αριθμός εγγραφής του συστήματος συνδυαζόταν με τον μοναδικό κωδικό οργανισμού (MARC Organization Code) της ΕΒΕ.
Πλέον, για την απόδοση των μοναδικών προσδιοριστών η ΕΒΕ χρησιμοποιεί:
- ARK: Για το σύνολο των βιβλιογραφικών εγγραφών και εγγραφών καθιερωμένων όρων
- ΝΒΝ: για την Εθνική Βιβλιογραφία
Κωδικοί και Ελεγχόμενα Λεξιλόγια
1. Κωδικοί
Οι παρακάτω κωδικοί έχουν δηλωθεί από την EBE στη λίστα που διατηρεί η Βιβλιοθήκη του Κογκρέσου “Value Lists for Codes and Controlled Vocubularies” διαθέσιμη στον σύνδεσμο: https://www.loc.gov/standards/valuelist/index.html:
- Κωδικός εθνικής βιβλιογραφίας για χρήση στο πεδίο 015 $2
- gnb: Greek National Bibliography
- Κωδικός ενεργειών καταλογογράφησης για χρήση στο πεδίο 042 $a
- nlgcopycat: Code nlgcopycat signifies that the National Library of Greece (NLG) has used a catalog record from another library “as is” without any changes or modifications. All headings have been checked by experts against the relevant NLG authority file
- nlgcopyderive: Code nlgcopyderive signifies that the National Library of Greece (NLG) has used a catalog record from another library with minor changes or modifications to descriptive elements. All headings have been checked by experts against the relevant NLG authority file
- nlgfull: Code nlgfull signifies that the descriptive elements of the record and all headings have been verified by the National Library of Greece (NLG)
- nlgacq: Code "nlgacq" signifies that the descriptive elements of the record and all headings have been derived from the acquisitions system and have not yet been verified by the National Library of Greece (NLG)
- Κωδικός Genre/Form για χρήση σε διάφορα πεδία, κυρίως 655 $2
- nlggf: National Library of Greece genre/form for library materials
- Κωδικός προέλευσης εγγραφής για χρήση στο 024 $2
- nlg: National Library of Greece
2. Ελεγχόμενα λεξιλόγια
Για τη συνεπή χρήση των όρων αλλά και για την αποφυγή λαθών, η ΕΒΕ έχει δημιουργήσει και χρησιμοποιεί ελεγχόμενα λεξιλόγια στις βιβλιογραφικές εγγραφές, αλλά και στις εγγραφές καθιερωμένων όρων.
Έχουν δημιουργηθεί τα παρακάτω ελεγχόμενα λεξιλόγια:
Εγγραφές καθιερωμένων όρων
- Λίστα κωδικών ΕΒΕ (040)
- Τύπος οντότητας (075)
- Άλλοι προσδιοριστές (024)
- Χώρα (370$c)
- Πεδίο δραστηριοποίησης (372)
- Επάγγελμα (374)
- Συσχετιζόμενη γλώσσα (377)
- RDA Τύπος περιεχομένου (336)
- RDA σχέσεις μεταξύ οντοτήτων (5ΧΧ)
- Ονόματα καταλογογράφων (977)
- Εργασίες καταλογογράφων (977)
Βιβλιογραφικές εγγραφές
- Λίστα κωδικών ΕΒΕ (040)
- Γλώσσες (040)
- Επίπεδα καταλογογράφησης ΕΒΕ (042)
- Έκδοση Dewey (082)
- Βιβλιογραφία (504)
- Τόπος έκδοσης (290)
- Τρόπος έκδοσης (334)
- RDA Τύπος περιεχομένου (336)
- RDA Τύπος μέσου (337)
- RDA Τύπος φορέα (338)
- Σχέσεις - LC relator terms (X00, X10 $e, $4)
- Σχέσεις μεταξύ RDA WEMI οντοτήτων (7XX $i)
- Ονόματα καταλογογράφων (977)
- Εργασίες καταλογογράφων (977)
Εγγραφές αντιτύπων
- Βιβλιοθήκη
- Συλλογή
- Δωρητές
- Προέλευση
- Τοποθεσία
- Τύπος τεκμηρίου